Ahorro de costes en la empresa: telefonía IP

Una de las prioridades que nos encontramos en cualquier empresa es el ahorro de costes. Todos los factores que inciden en la producción (materias primas y auxiliares, personal, costes indirectos… ), o en la comercialización, son susceptibles de análisis y gestión para su optimización, es decir, para hacer disminuir el importe invertido en ellos.

Dentro de los centros de coste de cualquier empresa nos encontramos con los relacionados con la comunicación telefónica, sea internamente, dentro de la empresa, sea hacia el exterior, con delegaciones, vendedores, clientes, proveedores y otros colaboradores de la empresa.

El teléfono, la factura telefónica, habitualmente es un quebradero de cabeza para la administración, especialmente por su importe.

¿Por qué la Voz sobre IP es la mejor solución de telefonía para cualquier empresa?

Durante décadas, cualquier empresa que tuviera varias líneas tenía que comprar centralita telefónica, normalmente cara y complicada de configurar,  y a menudo pasar por pagar el peaje de estar obligados a comprar las extensiones necesarias a la misma marca de la centralita.

Pero hoy existen otras soluciones más flexibles, baratas y potentes que una central telefónica tradicional para una empresa que que quiera funcionar de forma eficiente, basadas en soluciones informáticas.

La utilización de la llamada Voz sobre IP (VoIP) permite no ya solo comunicarse por teléfono de forma eficiente y mucho más barata, sino integrar los equipos informáticos de la empresa con el sistema telefónico, que proporciona unas prestaciones inimaginables hace algunos pocos años.

¿Qué ventajas tiene la Voz sobre IP en cuanto a costes, instalación y mantenimiento?

1. Ahorro de costes

Al utilizar la conexión a Internet para hacer las llamadas (y no las líneas telefónicas tradicionales) podemos prescindir de líneas adicionales, eliminando el elevado importe mensual que conllevan.

Además, el sistema de Voz sobre IP permite contratar el servicio con aquel operador que más nos interese en cada momento, logrando ahorros de hasta el 90% en el consumo telefónico.

2. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes

La solución global, incluyendo todo el equipamiento necesario (servidor Windows, SAI, software, teléfonos… ) se puede financiar por renting.

En la mayoría de ocasiones el ahorro en costes fijos sumado al ahorro al utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la cuota del renting.

Por tanto, podemos decir que contar con todas las ventajas que nos ofrece la Voz sobre IP supondría a tu empresa una inversión de 0 euros.

3. Libertad en la elección del operador

Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. Nos da igual qué operador dé el servicio.

Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.

4. Aprovechamiento de los equipos existentes

Si es necesario o conveniente, se pueden aprovechar los teléfonos existentes, los terminales. Es cierto que éstos no contarán con las mismas prestaciones que los teléfonos IP.

5. Libertad en la elección de equipos

A diferencia de las antiguas centralitas basadas en hardware, la Voz sobre IP no obliga a utilizar teléfonos ni aparatos de una marca determinada, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones y precios.

6. Facilidad de instalación

La telefonía de Voz sobre IP es un software que se instala en un servidor Windows, así que no requiere ni conocer entornos de trabajo nuevos, ni la formación que eso conlleva.

Se integra con suma facilidad en el resto de la instalación informática de la mayoría de empresas.

Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así un rápido despliegue e implantación.

7. Tranquilidad frente a averías

¿Imaginas el trastorno que supone que tu centralita actual se averíe?

Con un sistema de Voz sobre IP las posibles incidencias se solucionan rápidamente, ya que es posible tener una copia de seguridad de todo el sistema y, en caso de avería del ordenador, en unos pocos minutos puede estar en funcionando en otro ordenador.

Incluso también es es posible instalarlo en una «máquina virtual» (en la nube), para mayor seguridad.

8. Soporte técnico remoto

Los cambios en la configuración y resolución de pequeños problemas que pudieran darse se puenden realizar forma remota y rápida, sin necesidad de pagar los desplazamientos de un técnico.

9. No queda obsoleta

El software suele recibir actulizaciones frecuentes, a través de las que se incorporan nuevas prestaciones a sugerencia de los clientes.

Así, el sistema de comunicaciones de tu empresa no se quedará obsoleto, como les ocurre a las centralitas tradicionales.

10. Fácil crecimiento

Al ser un programa no es necesario comprar tarjetas de líneas ni extensiones. No existe límite al crecimiento del sistema telefónico.

¿Qué ventajas tiene la Voz sobre IP para la gestión de la empresa?

1. Recepción de faxes por email

Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco seguro, ya que cualquier persona podría llegar a leer el contenido de un fax recibido en la empresa.

Con una centralita IP se pueden recibir los faxes como archivos PDF en la dirección de correo electrónico que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la persona que corresponda.

2. Recepción de mensajes de voz por email

Si no es posible establecer comunicación con una persona, es posible dejar un mensaje que llegará por e-mail como archivo adjunto de audio. Olvídate del buzón de voz.

3. Eficiencia en la localización de personas

La solución permite saber si una persona está en su puesto de trabajo, localizable en su smartphone o no quiere ser molestada.

Si una empresa tiene varias oficinas o delegaciones, cualquier persona de una de ellas puede llamar directamente a cualquier persona de la otra, sin pasar por centralitas ni operadoras, y sabiendo de antemano si está o no en su puesto.

4. Posibilidad de grabación de llamadas

Es posible grabar todas las llamadas, siempre que informemos de ello.

Así podemos analizar la forma en que se atiende a los clientes, cómo se cierra una venta o aclarar un malentendido.

5. Mejora en la atención al cliente

Evita a tus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías.

Se puede configurar la solución para que si nadie ha atendido la llamada, pasados unos segundos se ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor quede disponible.

El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas, y cuando le toca ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.

6. Información para la toma de decisiones

Con el sistema de telefónia por Voz sobre IP podrás conocer el tiempo medio de espera de tus clientes y cuantas llamadas recibes. De esa forma tendrás datos objetivos que te permitiran tomar decisiones en relación al tamaño de tu equipo de atención al cliente.

Otras ventajas de la Voz sobre IP paras las empresas

1. Integración con el sistema informático

Es posible realizar y recibir llamadas desde los ordenadores y también se puede utilizar un teléfono IP similar a tu teléfono actual, pero que está comunicado con el ordenador, permitiendo marcar desde el navegador web, el programa de contactos o la aplicación de gestión.

Ahorra tiempo y no vuelvas a equivocarte marcando.

Al recibir una llamada, el ordenador puede abrir de forma automática la ficha de la persona que está efectuando la llamada.

2. Facilita el teletrabajo

Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha. Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las extensiones ubicadas en la propia empresa.

3. Integración de smartphones

Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar la cuota de datos o una red wifi para hacer y recibir llamadas a través de la centralita IP.

Desde el smartphone podemos saber qué usuarios están operativos.

4. Operadora virtual

Facilita a tus interlocutores hablar con la persona correcta. La operadora virtual es capaz de atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo. Desvía a la operadora “humana” sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por un ser humano.

5. Fácil multiconferencia

Olvídate de complicadas secuencias en el teclado para establecer multiconferencias. Arrastra en pantalla para crear una comunicación entre todos los usuarios que quieras.

6. Rutas por uso, fechas y horas

Configura fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvía llamadas de unos teléfonos a otros (o incluso de una delegación a otra) si la extensión está en uso, no contesta o está de fiesta.

Configura también diferentes normas en función de la hora del día, ajustándose al horario de cada departamento u oficina.

7. Ayuda a la formación y supervisión de nuevos empleados

Con el modo «susurro», un supervisor puede estar escuchando y supervisando la forma en que un nuevo empleado atiende a los clientes, por ejemplo, y al mismo tiempo dándole consejos que sólo oye el empleado, no el cliente.

8. Imputar costes a determinadas extensiones

Es posible traspasar los gastos de llamada a determinadas extensiones o secciones de la empresa.

Información facilitada por nuestro colaborador Fernando García Iglesias, de la empresa Artáiz Asesoría Tecnológica