Ventajas e inconvenientes de mantener existencias en almacén

Prácticamente cualquier empresa industrial o comercial está obligada a mantener un determinado nivel de existencias en los almacenes, en mayor o menor medida, según la actividad a la que se dedique y según su manera de producir o vender. Siempre existirá un nivel mínimo por debajo del cual se pueden producir problemas de fabricación y/o de servicio al cliente.

Esto significa que  deberá contar con unos espacios físicos en los acumular una serie de elementos a la espera de ser utilizados en el proceso productivo (materias primas y productos en curso de fabricación), o de ser vendidos (productos terminados).

Normalmente una empresa industrial tiente los tres tipos de almacenes anteriores (materias primas, productos en curso y producto terminado), mientras que en las empresas comerciales solamente encontraremos el almacén de productos terminados.

Lo cierto es que, si no existiesen retrasos en el proceso productivo —que, en su sentido más amplio, comprende desde la compra de materias primas, pasando por la producción de bienes hasta llegar a su posterior venta— no sería necesario mantener almacenes.

Sin embargo, las demoras son prácticamente inevitables, por lo que se hace necesario corregirlas mediante la acumulación de los distintos tipos de stocks en los almacenes.

Implicaciones de los almacenes en la gestión

Desde el punto de vista financiero, los almacenes son una inversión que es preciso financiar, lo cual puede originar tensiones entre distintos responsables de la empresa.

Al responsable del área financiera de la empresa le interesa mantener el menor nivel posible de existencias (cantidad de material que está almacenado en un almacén).

Por su parte, el responsable de la producción tratará de garantizar que siempre que sea necesario disponer de un material, éste pueda ser entregado en el plazo, forma y cantidad esperados, aunque ello implique contar con unas existencias más elevadas.

En el caso de una empresa comercial —y también en las industriales, evidentemente—, es el responsable de ventas quien quiere mantener un nivel de existencias lo más alto posible, para tener la capacidad de servir cualquier cantidad de producto con la mayor rapidez a los clientes que lo soliciten.

Como en tantos otros ámbitos de la empresa, se trata de lograr un equilibrio, teniendo en cuenta las ventajas e inconvenientes que supone mantener existencias en el almacén.

Ventajas de tener existencias en almacén

En primer lugar, las existencias permiten producir a un ritmo distinto al de compra de las materias primas —o al de venta de productos terminados—, sobre todo si entendemos que es muy difícil conocer cuál será exactamente la evolución que tenga la demanda de los productos fabricados.

Si se produce un aumento repentino de la demanda, la empresa solo podrá servir a sus clientes si tiene existencias en almacén.

En segundo lugar, los almacenes minimizan las posibles interrupciones en el proceso productivo por falta de materiales. Por ello, un determinado porcentaje de los materiales que se almacenen cumple esta función de evitar dichas interrupciones; es lo que se denomina “stock de seguridad».

En tercer lugar, la acumulación de existencias permite minimizar el impacto de posibles subidas en el precio de los elementos que la empresa debe comprar.

Ante una coyuntura de subida de precios en las materias primas u otros elementos que necesita la empresa para su proceso de producción —o de productos terminados, en el caso de empresas comerciales—, puede interesar realizar pedidos de mayor cuantía para cubrirse ante esa situación futura.

Por último, pueden suponer una reducción de los costes de adquisición, si se compran mayores cantidades por pedido o contrato de suminsitro.

Al comprar una mayor cantidad de materiales, es más fácil negociar un descuento en el precio con los proveedores, e incluso una mejora en el plazo de pago (un alargamiento en el mismo).

También hay que hacer notar que la decisión de comprar mayores cantidades no siempre viene motivada por motivos económicos; en ocasiones es debida a las dificultades de un aprovisionamiento regular en el tiempo, como suele ser el caso de materiales importados o de tipo estacional.

Inconvenientes de tener existencias en almacén

El primer y principal inconveniente es el de los costes derivados del hecho de tener las materias primas o mercancías en almacenes. En este sentido, debemos diferenciar dos tipos de costes.

Por un lado están los costes de almacenamiento propiamente dichos, como pueden ser los de alquiler de las instalaciones —o amortización, en caso de ser almacenes propios— y todos los costes de mantenimiento de las instalaciones: calefacción, refrigeración, alumbrado, tassa, seguros, etc.

Por otro lado, están los costes de los recursos financieros necesarios para financiar la inversión mantenida en almacén. No hay que olvidar que todo el stock en los almacenes es una inversión que ha realizado la empresa, es dinero.

En el caso financiar la adquisición de stocks con recursos ajenos (un préstamo bancario, por ejemplo), existen unos intereses y comisiones que hay que pagar al prestatario por utilizar el dinero que nos ha prestad.

Si hemos financiado la adquisición con fondos propios aparece un coste de oportunidad, en cuanto que hemos inmovilizado una determinada cantidad de dinero que ya no podemos utilizar para otros fines.

En tercer lugar, nos aparece el riesgo de pérdida de valor de los materiales almacenados, riesgo que puede aparecer por diversas causas, tales como el mero paso del tiempo, cambios en las necesidades internas, caída generalizada de los precios de los materiales que adquirimos, cambios en la demanda, obsolescencia…

Por último, hay que mencionar los riesgos derivados de situaciones imprevistas, tales como pueden ser como roturas, robos, incendios, inundaciones… En este caso, y aún cuando los almacenes estuvieran asegurados, el tiempo necesario para el reaprovisionamiento supondría pérdidas en producción y en ventas.

Concusiones

Sin duda lo ideal sería contar con unos proveedores que pudieran y estuvieran dispuestos a suministrar los materiales en cuanto la empresa tuviese necesidad de ellos y sin retraso.

En esta situación se podría trabajar con unos almacenes, al menos de materias primas, prácticamente nulos. No obstante, es algo difícil de conseguir para la mayoría de las Pymes, pues solamente las grandes empresas suelen tener la suficiente fuerza de negociación con proveedores como para lograr un suministro «just in time» (siempre a tiempo).

Basado en un artículo de Mario Cantalapiedra