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5 ideas para gastar menos papel en tu empresa

5 ideas para gastar menos papel en tu empresa :: APMEN, Asociación Pyme Metal Navarra

22 Mar 5 ideas para gastar menos papel en tu empresa

A todos nos gusta el papel, y estamos más que acostumbrados a utlizarlo. Hemos crecido rodeados de papel desde la guardería, en el colegio, haciendo los deberes en casa… y, por supuesto, en el trabajo. Cualquier acción intelectual relacionada con escribir o tomar notas ha estado asociada a lo largo de los años al uso del papel. Y aún hoy en día sigue siendo así.

Casi todos nosotros necesitamos escribir los datos o puntos principales en un papel o hacer un croquis de un tema cuando tenemos que tomar una decisión. Es algo normal, porque la memoria nos suele jugar malas pasadas; como siempre se ha dicho, “lo que no está escrito, se lo lleva el viento”.

Actualmente las reglas del juego están cambiando. Las nuevas generaciones forma parte ya de los llamados “nativos digitales”, apenas utilizan papel, y en las empresas no solo tenemos que adaptarnos, sino también optar por la eficiencia.

Estamos en unos momentos en los que el uso del papel en la empresa conlleva, en la mayoría de los casos, una serie de elementos negativos :

1. El papel es caro: No nos referimos al solamente al precio o coste del papel, sino a todas las actividades necesarias para gestionarlo: espacio físico, archivadores, impresoras y sus consumibles, grapas, clips, carpetas, bolígrafos…

2. El papel es lento: Cualquier procedimiento que requiera pasar por papel es mucho más lento que su equivalente electrónico: hay que imprimir, firmar, escanear, fotocopiar, archivar…

3. El papel es desorganizado: Encontrar un papel en una oficina plagada de ellos puede ser, a veces, una tarea imposible. Desorden que es percibido por los clientes.

4. El papel ocupa lugar: A menudo habitaciones enteras llenas de archivadores que apenas se consultan.

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Afortunadamente hoy en día contamos con numerosas herramientas al alcance de cualquiera que permiten reducir el contacto con el papel al mínimo. En esta línea, cada empresa tendrá que decidir hasta qué punto puede o quiere llegar.

Seguramente no podrás evitar tocar papel —a veces viene impuesto por otros— pero la aplicación de cualquiera de estas ideas que te presentamos te hará mejorar en tu día a día y en la calidad de tu trabajo y tu trato con clientes, proveedores, colaboradores…

Idea 1: No tomes notas en papel

Tomar notas en papel es un gesto habitual en cualquier empresa. Utiliza un smartphone para anotar citas directamente en el calendario o datos de contacto directamente en la agenda.

Si tienes que tomar datos más extensos, utiliza aplicaciones como Evernote en una tablet o un ordenador portátil. Toda esa información quedará guardada en Internet y se sincroniza automáticamente con el resto de equipos electrónico que puedas tener. Ya no tendrás que pasar a limpio los apuntes.

Idea 2: Utiliza factura electrónica.

Deja de enviar facturas en papel, que son caras y lentas, y pásate a la factura electrónica.

Aparte del aspecto de modernidad que —todavía— aporta a tu negocio, ahorrarás dinero, tiempo de impresión, ensobrado y archivo, y tus clientes recibirán tu factura antes, con lo cual es posible que también te paguen antes.

Idea 3: Utiliza tabletas

Si tienes que hacer firmar albaranes a tus clientes, utiliza una aplicación que recoja su firma en una tableta y prescinde del papel.

Existen diferentes soluciones, muchas de ellas muy económicas y con respaldo legal. Te ahorrarás una montaña de albaranes para archivar.

Idea 4: Escanea, escanea y escanea.

Si recibes documentos en papel, escanéalos y archívalos de forma organizada, en carpetas por temas, por empresas, por proyectos… tú decides la organización.

Aquí puede ser muy útil una herramienta como un gestor documental, cuyos costes empiezan a ser ya muy asequibles para casi cualquier empresa, así que es una opción a considerar.

Esto no quita para que haya ciertos documentos que deberás conservar por obligación legal, como las facturas que te lleguen en papel, pero muchos otros los podrás escanear y eliminar.

Idea 5: Usa más el Pdf.

Convierte los documentos a terceros a PDF. Si tienes que enviar presupuestos, folletos, catálogos… conviértelos a PDF para que tus destinarios puedan leerlos sin problema independientemente de los programas que usen.

Existen numerosos programas gratuitos para crear PDFs desde cualquier aplicación. Si utilizas Windows y no tienes ya un instalado, te recomiendo BullZIP PDF.

Si puedes aplicar estas ideas seguro que notarás un gran cambio en tu día a día y podrás concentrarte en las tareas más rentables para tu negocio, así como reducir el tiempo destinado a gestionar papeles.

¿Tienes alguna idea más? Si es así, estaremos encantados de compartirlas.

Información facilitada por nuestro colaborador Fernando García Iglesias, de la empresa Artáiz Asesoría Tecnológica

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